sluiten

29 oktober 2021

Tips voor werkgevers en werknemers oktober 2021

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding verder verlengd

De bestaande versoepeling voor de onbelaste en vaste reiskostenvergoeding is verder verlengd tot 31 december 2021. Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter kunt u een vaste onbelaste vergoeding afspreken met uw werknemers, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject.

reiskostenvergoeding

Dit betekent dat de verandering van het reispatroon van werknemers door het thuiswerken in 2021 geen gevolgen hoeft te hebben voor de vaste en onbelaste reiskostenvergoeding. Het gaat hier steeds om reiskostenvergoedingen die u vóór 13 maart 2020 (dus vóór de coronacrisis) onvoorwaardelijk aan uw werknemers hebt toegekend. 

Tip

U hoeft de vaste en onbelaste reiskostenvergoeding niet aan te passen, maar wilt u de vergoeding wel bijstellen bij een verandering van het reispatroon, dan behoort dit ook tot de mogelijkheden.

 

 

Eigen bijdrage bij aankoop arbovoorziening thuiswerkplek

In 2022 kunt u – als het Prinsjesdagvoorstel wordt aangenomen - een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag aan uw werknemers betalen voor hun thuiswerkkosten. Maar u kunt nu al gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, bijvoorbeeld voor een ergonomische bureaustoel en een ergonomisch bureau. Op voorwaarde dat de arbovoorzieningen zijn gebaseerd op de verplichtingen die u heeft in de Arbeidsomstandighedenwet en het Arbeidsomstandighedenbesluit. In de Arbowet staat dat u geen bijdrage voor deze voorzieningen mag vragen aan uw werknemers. Toch kunt u deze gerichte vrijstelling toepassen als uw werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en slechts voor de meerprijs een bijdrage uit zijn nettoloon betaalt. De Belastingdienst heeft dit bevestigd.

Uitruil met brutoloon

De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als u de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon in een cafetariaregeling. Uw werknemer betaalt dan immers een eigen bijdrage voor de voorziening. Maar kiest uw werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt slechts de meerprijs uitgeruild met het brutoloon, dan mag dat wel. U moet dan wel de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van uw vrije ruimte brengen. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is immers in dit geval niet van toepassing op de meerprijs. 

 

Data definitieve vaststelling NOW

Onlangs zijn de data voor de aanvraag van de definitieve vaststelling voor NOW 3.0 (derde, vierde en vijfde aanvraagperiode) en die van NOW 4.0 (zesde aanvraagperiode) gelijkgetrokken. U kunt nu voor deze aanvraagperiodes tot en met 22 februari 2023 een aanvraag doen voor de definitieve berekening. De aanvraag voor de definitieve berekening van de NOW 3.0 derde aanvraagperiode (oktober t/m december 2020) is op 4 oktober jl. gestart. Voor de aanvraag van de definitieve berekening van NOW 3.0 vierde (januari t/m maart 2021) en vijfde (april t/m juni 2021) aanvraagperiode gaat het loket open op 31 januari 2022. Datzelfde geldt voor NOW 4.0 de zesde (juli t/m september 2021) aanvraagperiode. 

Let op!

De deadline voor het indienen van de aanvraag voor de definitieve vaststelling van NOW 1.0 is inmiddels verstreken. Voor de aanvraag van de definitieve vaststelling van NOW 2.0 hebt u nog de tijd tot 5 januari 2022.

Schema data aanvragen definitieve vaststelling NOW-subsidie:

NOW-aanvraagperiodes aanvraag definitieve vaststelling tussen:
1.0 (maart t/m mei 2020) 7 oktober 2020 t/m 31 oktober 2021
2.0 (juni t/m september 2020) 15 maart 2021 t/m 5 januari 2022
3.1 (oktober t/m december 2020) 4 oktober 2021 t/m 22 februari 2023
3.2 (januari t/m maart 2021) 31 januari 2022 t/m 22 februari 2023
3.3 (april t/m juni 2021) 31 januari 2022 t/m 22 februari 2023
4.0 (juli t/m september 2021) 31 januari 2022 t/m 22 februari 2023

 

Terug naar reguliere werktijdverkorting

Aan het begin van de coronacrisis werden het coronavirus en haar gevolgen aangemerkt als een bijzondere omstandigheid, waarvoor u werktijdverkorting kon aanvragen. Het ministerie van SZW kon echter de enorme toestroom van aanvragen niet meer aan, waarna de inzet van werktijdverkorting werd stopgezet en vervangen door de NOW-regeling. Nu de NOW-regeling per 1 oktober jl. is geëindigd, kunt u sindsdien weer gebruikmaken van de reguliere ontheffing van het verbod op werktijdverkorting. Dat betekent dat u met een vergunning voor werktijdverkorting tijdelijk een WW-uitkering voor uw personeel kunt aanvragen. Hierna leest u waar u aan moet voldoen om hiervoor in aanmerking te komen en welke stappen u moet ondernemen om de werktijdverkorting en de WW-uitkering te kunnen krijgen.

Voorwaarden

Er gelden twee voorwaarden voor de aanvraag van de vergunning en die zijn:

1. Uw bedrijf is getroffen door een kortdurende buitengewone omstandigheid die niet onder het normale werkgeversrisico valt. Denk hierbij aan een calamiteit, zoals een brand, blikseminslag of overstroming. Coronagerelateerde situaties vallen hier niet (meer) onder. Kunt u een directe relatie tussen de buitengewone omstandigheid en een grondstoftekort aantonen, dan komt u mogelijk wel in aanmerking voor werktijdverkorting;

2. U kunt van uw ter beschikking staande arbeidscapaciteit (alle medewerkers waarvoor u een loondoorbetalingsverplichting heeft) gedurende ten minste 2 weken en ten hoogste 24 weken minimaal 20% niet benutten of naar verwachting niet benutten. 

De werktijdverkorting kunt u alleen benutten voor werknemers of groepen werknemers voor wie u het loon moet doorbetalen, ofwel voor wie u een loondoorbetalingsverplichting heeft. Ingeleend personeel, zoals uitzendkrachten, oproepcontracten (voor wie geen plicht tot loonbetaling bestaat) en ingehuurde zzp’ers, vallen hier in principe buiten.

Ook zal geen vergunning worden verleend over perioden die aan de datum van aanvraag voorafgaan.

Beperkte duur

De werktijdverkorting is van tijdelijke aard en geldt voor een periode van minimaal 2 weken en maximaal 24 weken. Die 2 weken staan voor een algemene wachttijd. Een vergunning krijgt u voor de duur van 6 weken. Een al verleende vergunning kan maximaal 3 keer worden verlengd  (4 x 6 = maximaal 24 weken). Daarna moet u weer zelf de lonen betalen over de uren waarop uw medewerkers niet kunnen werken.

Hoe aanvragen?

U kunt een digitale aanvraag indienen via het portaal van de directie UAW van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Als u de vergunning heeft ontvangen, moet u dit binnen twee dagen digitaal aan het UWV melden via het formulier ‘Melding werktijdverkorting’. Binnen een week na afloop van de vergunningsperiode, dus in de zevende week nadat u de vergunning kreeg, kunt u digitaal WW-uitkeringen aanvragen bij het UWV met het formulier ‘Aanvraag WW-uitkering bij werktijdverkorting’. De WW-uitkeringen over niet-gewerkte uren gedurende de vergunningsperiode worden dus achteraf aan u betaald.

 

Intrekking ‘Verklaring geen privégebruik auto’ – wat betekent dit voor u?

Als uw werknemer met een ter beschikking gestelde auto maximaal 500 km per kalenderjaar privé rijdt, kan hij of zij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst aanvragen. Desgevraagd moet uw werknemer overtuigend kunnen bewijzen dat hij of zij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé heeft gereden. U bewaart een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij uw administratie en stopt de bijtelling vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen. De bijtelling voor loontijdvakken waarvoor de werknemer al loon heeft gekregen, mag u niet corrigeren. Maar wat als uw werknemer zijn verklaring weer intrekt?

Intrekken en naheffen bij de werknemer

Als uw werknemer met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 km privé gaat rijden, moet hij of zij dit zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Uw werknemer moet de verklaring dan intrekken met het online formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’. Ook informeert hij of zij u zo snel mogelijk hierover. Na de intrekking van de verklaring ontvangt u een brief van de Belastingdienst met de benodigde informatie voor de aangifte loonheffingen. Omdat uw werknemer in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt, geldt de bijtelling voor het gehele kalenderjaar waarin uw werknemer de auto ter beschikking heeft. Dus ook voor de maanden waarin hij of zij de verklaring nog wel had.

U moet de bijtelling toepassen vanaf het moment dat u op de hoogte bent van de intrekking van de verklaring. Dit hoeft u niet met terugwerkende kracht te doen. Voor de maanden waarin u niet heeft bijgeteld, ontvangt uw werknemer een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, maar ook voor de premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet, die normaal gesproken door u worden betaald.

 

Sinterklaas letterSinterklaas en belastingvrij speculaas

Wellicht wilt u als werkgever dit jaar uw werknemers verrassen met een sinterklaasattentie of wilt u een sinterklaasfeest voor de kinderen van uw personeel organiseren. Het is dan wel verstandig om, voordat u tot actie overgaat, te weten wat de fiscale spelregels zijn voor deze festiviteiten. 

Organiseert u een sinterklaasfeest, dan is voor de fiscale behandeling van doorslaggevend belang waar de festiviteiten plaatsvinden: op de werkplek of op een andere locatie. Vinden de festiviteiten plaats op de werkplek, dan geldt een nihilwaardering waardoor de kosten (inhuren Sinterklaas, consumpties etc.) vrijgesteld zijn voor de loonheffingen. Dit geldt niet alleen voor de kosten voor uw werknemers, maar ook voor die van hun partners en kinderen. Onder de werkplek wordt ook verstaan de bedrijfskantine op de werklocatie. 

Vinden de festiviteiten plaats buiten de werklocatie, dan kunt u alle kosten (inclusief de locatie) aanwijzen als eindheffingsloon en tegen de factuurwaarde inclusief btw ten laste van de vrije ruimte brengen. U kunt ook de gemaakte kosten bij het loon van uw werknemers tellen, maar daar zullen ze niet erg blij mee zijn.

Sinterklaasattentie

Wilt u uw personeel een cadeau of iets lekkers schenken voor thuis? In dat geval hebt u twee mogelijkheden. U kunt de kosten (waarde in het economisch verkeer) als loon verlonen of als eindheffingsloon aanwijzen en ten laste van de vrije ruimte brengen. 

Is de attentie aan te merken als een klein geschenk (niet hoger dan € 25 factuurwaarde incl. btw), dan wordt ervan uitgegaan dat dit geen loon is en kunt u de attentie belastingvrij geven. Het moet wel zo zijn dat ook anderen in een dergelijke situatie een persoonlijke attente zouden geven. Ook mag de attentie geen geld of waardebon zijn. Een rechter heeft al eens beslist dat een banketstaaf en een chocoladeletter onder deze regeling vallen. 

Let op!

Eet de werknemer de banketstaaf en/of de chocoladeletter al op de werkplek op, dan vallen deze onder de hiervoor genoemde nihilwaardering.

 

 

Deze informatie was actueel op het moment van plaatsing. KALB Accountants staat niet in voor de juistheid van bovenstaande informatie op dit moment, neem daarvoor eventueel contact met ons op.

KALB Accountants brengt u graag op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van Accountancy, Belastingen en andere financiële zaken. Onze nieuwsberichten zijn in eerste instantie bedoeld om u te oriënteren op de beschreven materie en zullen dus in de meeste gevallen de beschreven zaken niet uitputtend behandelen. Hoewel ten aanzien van de inhoud van dit nieuwsbericht de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen wij als KALB Accountants niet volledig instaan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden. Wij sluiten bij deze de aansprakelijkheid hiervoor uit.
 
Voor een toelichting of nader advies inzake de gepubliceerde artikelen kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij zijn u uiteraard graag van dienst. Indien u al cliënt bent van KALB Accountants kunt u daarvoor contact opnemen met uw relatiebeheerder. Indien u (nog) geen cliënt bent van KALB Accountants, kunt u onze contactinformatie vinden via het menu op deze pagina.
 
Wilt u ook periodiek op de hoogte gehouden worden? Dan kunt u zich via het inschrijven nieuwsbrief formulier (geheel vrijblijvend) inschrijven voor onze nieuwsberichten. Mocht u later geen prijs meer stellen op onze nieuwsberichten kunt u zich ook heel eenvoudig weer afmelden. De link daarvoor vindt u onderaan in elke nieuwsbrief.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende AVG-normen. Voor de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, zie ons Privacy Statement.