sluiten

5 november 2005

Wijziging reiskostenregelingen 2004

In 2004 veranderen er een aantal zaken op het gebied van reiskosten. Wat de precieze gevolgen voor uw praktijk zijn, vergt een duik in de arbeidsvoorwaarden.

In 2004 veranderen er een aantal zaken op het gebied van reiskosten. Wat de precieze gevolgen voor uw praktijk zijn, vergt een duik in de arbeidsvoorwaarden. Uiteraard bieden de nieuwe regelingen mogelijkheden om een aantal werknemers een extraatje te geven. Maar de regeling heeft ook (mogelijk) nadelen voor zowel werkgevers als werknemers.

Hieronder behandelen wij achtereenvolgens de belangrijkste wijzigingen:

  • vergoeding zakelijke kilometers
  • vergoeding voor woon-werkverkeer
  • carpoolregeling
  • auto van de zaak
  • verstrekken of vergoeden parkeergelegenheid
  • de financiële gevolgen van de nieuwe regels
  • Wij eindigen tenslotte met een conclusie.

 

Vergoeding voor zakelijke kilometers

Werknemers die met hun eigen auto veel zakelijke kilometers vergoed krijgen, kunnen er flink op achter uit gaan. Momenteel mag u hen per zakelijke kilometer € 0,28 onbelast vergoeden. Straks nog maar € 0,18. Wat de precieze gevolgen zijn, hangt af van de arbeidsvoorwaarden. Wij geven u een aantal voorbeelden.

Stel, u heeft een soortgelijke bepaling voor zakelijke reizen in de arbeidsvoorwaarden opgenomen. Bijvoorbeeld: de werknemer heeft recht op een belastingvrije vergoeding voor zakelijke reizen volgens wat “fiscaal onbelast mag worden vergoed”. Ook nu moet u omschrijven wat met “zakelijke reizen” bedoeld wordt. Verder betekent het dat u de werknemer niet meer € 0,28 hoeft te geven, maar slechts € 0,18.

Maar stel nu dat u bent overeengekomen dat de werknemer € 0,28 krijgt, of € 0,28 netto. In het laatste geval (u heeft uw werknemer een netto vergoeding toegezegd van € 0,28) is het heel “eenvoudig”: u moet € 0,18 netto onbelast geven, en € 0,10 eurocent netto gebruteerd.

De eerste situatie (u bent overeengekomen “dat de werknemer € 0,28 krijgt”) is wat ingewikkelder. Wat heeft u nu exact toegezegd? De werknemer zal mogelijk stellen dat het om een nettobedrag gaat. Terwijl u mogelijk slechts bedoeld heeft die vergoeding te geven die fiscaal toelaatbaar is. Nu € 0,28, maar volgend jaar € 0,18.

Daarnaast is er een tussenweg. De werknemer krijgt volgend jaar nog steeds € 0,28, maar wel deels bruto en deels netto. U moet dan € 0,18 netto geven en € 0,10 bruto. Die € 0,10 bruto kost u echter mogelijk door bijvoorbeeld de WW-, WAO en Ziekenfondswetpremie € 0,12- € 0,13.

Zoals gezegd, welke gevolgen de nieuwe fiscale regels nu exact hebben, is afhankelijk van wat in de arbeidsvoorwaarden is geregeld, maar ook wat daarmee (bij het opstellen van de arbeidsvoorwaarden) bedoeld is.

Vergoeding voor woon- werkverkeer


Het reiskostenforfait voor woon- werkverkeer is in 2004 komen te vervallen. Met ingang van 1 januari 2004 wordt het woon- werkverkeer als zakelijke kilometers aangemerkt. Dit betekend dat voor deze kilometers ook een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,18 per kilometer gegeven kan worden ongeacht het soort vervoermiddel. Ook is er geen beperking meer in de reisafstand zodat ook werknemers met een reisafstand van minder dan 10 kilometer voortaan voor vergoeding in aanmerking komen.

Voor werknemers die met het openbaarvervoer reizen bestaat de keuze voor de vergoeding van de kosten van het openbaar vervoer of maximaal € 0,18 per kilometer. Voor een werknemer die een deel van de afstand met het openbaar vervoer en een deel met eigen vervoer reist, mag voor de gehele afstand maximaal € 0,18 per kilometer vergoed worden of het openbaar vervoer wordt vergoed plus een maximale vergoeding van € 0,18 voor de kilometers met eigen vervoer. Indien de werkelijke kosten van het openbaar vervoer worden vergoed, moet u de plaatsbewijzen per werknemer bewaren.

Stel, in uw arbeidsvoorwaarden staat dat de werknemer recht heeft op een belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer ter hoogte van wat “fiscaal onbelast mag worden vergoed”. Wat zijn de gevolgen van de nieuwe spelregels?

Ten eerste zult u moeten gaan omschrijven wat u onder woon-werkverkeer verstaat. De fiscale regels kennen dat begrip dadelijk niet meer. De afspraken lijken de werknemer recht te geven op een vergoeding van zijn woon -werkkilometers van € 0,18 per kilometer. Ook moet u zich afvragen of u een werknemer die op 4 kilometer van zijn werk woont, wel per werkdag 8 kilometer à € 0,18 (belastingvrij) wilt vergoeden.


Carpoolregeling


Deze regeling komt in 2004 te vervallen. Indien op verzoek van de werkgever een werknemer meerdere werknemers in zijn auto meeneemt geldt voor hem toch de vergoeding van maximaal € 0,18 per kilometer. Als u als werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat hij andere werknemers ophaalt, moet hij mogelijk omrijdkilometers maken. Deze kilometers komen ook in aanmerking voor een maximale vergoeding van € 0,18. Voor de werknemers die meerijden heeft u vervoer ter beschikking gesteld, deze werknemers komen daarom niet meer in aanmerking voor een onbelaste vergoeding.

Als de chauffeur en de meerijders uit privé-overweging hebben besloten om te gaan carpoolen komen beiden in aanmerking voor een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,18. Voor de chauffeur komen omrijdkilometers dan niet in aanmerking voor onbelaste vergoeding.


Auto van de zaak


Vanaf 1 januari 2004 geldt voor alle ter beschikking gestelde (bestel)auto’s een uniforme bijtelling van 22% in de inkomstenbelasting. Alleen indien aangetoond kan worden dat de (bestel)auto voor minder dan 500 kilometer privé is gebruikt kan de bijtelling achterwegen blijven. De kilometers inzake woon- werkverkeer zijn ook hier zakelijke kilometers. De 10% regeling en de 2,5% regeling voor bestelauto’s zijn ook komen te vervallen.


Parkeergelegenheid


Met ingang van 1 januari 2004 kunt u een werknemer een onbelaste parkeergelegenheid verstrekken als deze zich bevindt bij de plaats van de werkzaamheden. Hierbij valt te denken aan een parkeerkaart om te parkeren bij de vaste arbeidsplaats of het adres van een klant.

Vergoedingen die u voor parkeergelegenheid vergoed naast de kilometervergoeding van € 0,18 zij belast.

Het verstrekken of vergoeden van parkeergelegenheid bij de woonplaats van de werknemer is altijd belast.


De financiële gevolgen van de nieuwe regels


Uit het vorenstaande mag duidelijk zijn dat de nieuwe regels nogal wat financiële gevolgen kunnen hebben. Dat blijkt uit de volgende voorbeelden.

Stel, een werknemer, werkt op vijf dagen per week, woont op 50 kilometer van zijn werk en krijgt daarvoor volgens zijn arbeidscontract een vergoeding “voor zover dat fiscaal onbelast kan”. Deze werknemer reist met de auto en krijgt nu een vergoeding van maximaal € 130 per maand, of € 1.560 per jaar. Die werknemer zou kunnen claimen dat u hem in 2004 maar liefst € 4.050 aan reiskostenvergoeding verschuldigd bent. Namelijk over (stel) 225 werkdagen x 50 kilometer x 2 (heen en terug) x € 0,18.

Stel dat de werknemer op vijf kilometer van zijn werk woont en met de fiets komt. Nu heeft hij geen enkele reiskostenvergoeding. Met ingang van 2004 mag u (of moet u mogelijk) hem een vergoeding geven van 225 x 5 x 2 x € 0,18 = € 405.


Conclusie


Kijk uw arbeidsvoorwaarden goed na. Wat betekent deze wijziging voor u en uw werknemers? Let daarbij niet alleen op de letterlijke tekst, maar ook op de bedoeling van de bepalingen.
Als de belangen botsen (de werknemer eist € 0,28 netto, maar u wilt maar € 0,18 geven of hooguit € 0,28 bruto), kijkt of u er op een andere manier uitkomt. Door bijvoorbeeld € 0,18 te geven voor de zakelijke reizen, maar ook voor de woon -werkkilometers. Of door toevlucht te zoeken in andere belastingvrije vergoedingen.

Van belang is tevens dat u tijdig weet (en aan de salarisadministratie doorgeeft) wat u volgend jaar met de arbeidsvoorwaarden met betrekking tot de reiskosten wenst te doen. Dit biedt u, maar ook uw werknemers een stukje zekerheid. Ook voor de salarisadministratie is het van belang om eventuele wijzigingen tijdig te vernemen om deze wijzigingen in de salarisrun van januari te kunnen verwerken!

Deze informatie was actueel op het moment van plaatsing. KALB Accountants staat niet in voor de juistheid van bovenstaande informatie op dit moment, neem daarvoor eventueel contact met ons op.

KALB Accountants brengt u graag op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van Accountancy, Belastingen en andere financiële zaken. Onze nieuwsberichten zijn in eerste instantie bedoeld om u te oriënteren op de beschreven materie en zullen dus in de meeste gevallen de beschreven zaken niet uitputtend behandelen. Hoewel ten aanzien van de inhoud van dit nieuwsbericht de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen wij als KALB Accountants niet volledig instaan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden. Wij sluiten bij deze de aansprakelijkheid hiervoor uit.
 
Voor een toelichting of nader advies inzake de gepubliceerde artikelen kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij zijn u uiteraard graag van dienst. Indien u al cliënt bent van KALB Accountants kunt u daarvoor contact opnemen met uw relatiebeheerder. Indien u (nog) geen cliënt bent van KALB Accountants, kunt u onze contactinformatie vinden via het menu op deze pagina.
 
Wilt u ook periodiek op de hoogte gehouden worden? Dan kunt u zich via het inschrijven nieuwsbrief formulier (geheel vrijblijvend) inschrijven voor onze nieuwsberichten. Mocht u later geen prijs meer stellen op onze nieuwsberichten kunt u zich ook heel eenvoudig weer afmelden. De link daarvoor vindt u onderaan in elke nieuwsbrief.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende AVG-normen. Voor de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, zie ons Privacy Statement.