sluiten

26 februari 2016

Let op valkuilen in de werkkostenregeling

Met de definitieve inwerkingtreding van de werkkostenregeling per 2015 is de mogelijkheid om vaste kostenvergoedingen te betalen aan werknemers niet verdwenen. Maar ook de valkuilen voor specifiek deze vaste vergoedingen zijn blijven bestaan. 

Een tweetal tips om samen met uw accountant op te pakken.

1) Houd een steekproef

In bepaalde situaties zal er ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding een steekproefsgewijs onderzoek moeten worden uitgevoerd. Dit betekent in de praktijk dat de werknemers gedurende een aantal maanden hun werkelijke kosten moeten bijhouden, betalingsbewijzen moeten bewaren en zakelijke kosten moeten kunnen onderbouwen. 

Een dergelijke steekproef zal in ieder geval moeten worden uitgevoerd als de Belastingdienst dat verzoekt. Daarnaast geldt sinds de werkkostenregeling dat een steekproefsgewijs onderzoek altijd moet plaatsvinden bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Dit betekent dat u als werkgever kritisch moet bekijken, en eventueel via uw accountant moet afstemmen met de Belastingdienst, of een steekproefsgewijs onderzoek wellicht toch moet worden uitgevoerd. Dit zal namelijk het geval kunnen zijn als bijvoorbeeld de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding is gewijzigd bij de overstap op de werkkostenregeling (zoals wanneer het onderdeel ‘vaste telefoon in de woning’ wordt vervangen door ‘mobiele telefoon’).

2) Let op declaraties en creditcards

Met een vaste kostenvergoeding kunnen natuurlijk alleen kosten worden vergoed die uw werknemer niet declareert of op een andere manier voor uw rekening komen, zoals bijvoorbeeld via een creditcard van de zaak. Toch gaat het daar vaak mis, bijvoorbeeld omdat er geen vaste procedures zijn die u als werkgever hanteert. Of uw werknemer weet niet waarvoor de vaste kostenvergoeding dient en hij declareert al zijn kosten. 

Deze informatie was actueel op het moment van plaatsing. KALB Accountants staat niet in voor de juistheid van bovenstaande informatie op dit moment, neem daarvoor eventueel contact met ons op.

KALB Accountants brengt u graag op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van Accountancy, Belastingen en andere financiële zaken. Onze nieuwsberichten zijn in eerste instantie bedoeld om u te oriënteren op de beschreven materie en zullen dus in de meeste gevallen de beschreven zaken niet uitputtend behandelen. Hoewel ten aanzien van de inhoud van dit nieuwsbericht de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen wij als KALB Accountants niet volledig instaan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden. Wij sluiten bij deze de aansprakelijkheid hiervoor uit.
 
Voor een toelichting of nader advies inzake de gepubliceerde artikelen kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij zijn u uiteraard graag van dienst. Indien u al cliënt bent van KALB Accountants kunt u daarvoor contact opnemen met uw relatiebeheerder. Indien u (nog) geen cliënt bent van KALB Accountants, kunt u onze contactinformatie vinden via het menu op deze pagina.
 
Wilt u ook periodiek op de hoogte gehouden worden? Dan kunt u zich via het inschrijven nieuwsbrief formulier (geheel vrijblijvend) inschrijven voor onze nieuwsberichten. Mocht u later geen prijs meer stellen op onze nieuwsberichten kunt u zich ook heel eenvoudig weer afmelden. De link daarvoor vindt u onderaan in elke nieuwsbrief.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende AVG-normen. Voor de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, zie ons Privacy Statement.