sluiten

11 november 2015

Bewaren kassagegevens verplicht!

Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Wat betekent de uitspraak en wat zijn de gevolgen?

 

De conclusie van de uitspraak is dat de ondernemer de digitale detailgegevens uit een kassa in beginsel moeten kunnen aanleveren. De ondernemer is verantwoordelijk dat hij deze gegevens goed bewaart, ook als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

 Wat staat hierover in de wet?

De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De wet zegt dat de ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en de omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk om gegevens te bewaren en bij controle aan te leveren aan de Belastingdienst. Zodat de Belastingdienst binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

 Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?

Door technologische ontwikkelingen - kassabediening vanaf mobiele telefoons, opslag in de cloud - verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

 Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?

Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de klant kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de klant niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard.

 Het is dus van belang dat de klant een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee hij aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Deze kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

 Wat is een aan te bevelen kassa?

Er zijn verschillende soorten kassa’s waarmee de klant aan de fiscale eisen kan voldoen. Heeft de klant zelf niet de kennis om dit te beoordelen? Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet.

 Meer informatie vind je in de brochure ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’, gepubliceerd door de belastingdienst. 

Deze informatie was actueel op het moment van plaatsing. KALB Accountants staat niet in voor de juistheid van bovenstaande informatie op dit moment, neem daarvoor eventueel contact met ons op.

KALB Accountants brengt u graag op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van Accountancy, Belastingen en andere financiële zaken. Onze nieuwsberichten zijn in eerste instantie bedoeld om u te oriënteren op de beschreven materie en zullen dus in de meeste gevallen de beschreven zaken niet uitputtend behandelen. Hoewel ten aanzien van de inhoud van dit nieuwsbericht de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen wij als KALB Accountants niet volledig instaan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden. Wij sluiten bij deze de aansprakelijkheid hiervoor uit.
 
Voor een toelichting of nader advies inzake de gepubliceerde artikelen kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij zijn u uiteraard graag van dienst. Indien u al cliënt bent van KALB Accountants kunt u daarvoor contact opnemen met uw relatiebeheerder. Indien u (nog) geen cliënt bent van KALB Accountants, kunt u onze contactinformatie vinden via het menu op deze pagina.
 
Wilt u ook periodiek op de hoogte gehouden worden? Dan kunt u zich via het inschrijven nieuwsbrief formulier (geheel vrijblijvend) inschrijven voor onze nieuwsberichten. Mocht u later geen prijs meer stellen op onze nieuwsberichten kunt u zich ook heel eenvoudig weer afmelden. De link daarvoor vindt u onderaan in elke nieuwsbrief.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende AVG-normen. Voor de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, zie ons Privacy Statement.